Cho những ai đang gặp vấn đề về hiệu quả/hiệu suất công việc, câu chuyện đáng bàn có lẽ là làm sao để tập trung làm việc tại nhà. Khi mà những khủng hoảng của đại dịch covid-19 đang tiếp diễn, làm việc tại nhà (hay còn gọi “work from home“, “WFH“) là xu thế bắt buộc, dù chưa là thói quen nhưng buộc chúng ta phải thích nghi tốt (hơn là phàn nàn). Thật tiếc là (trong bối cảnh này) con người lại không thể làm việc như một cỗ máy, và việc thích nghi, vì vậy, không diễn ra nhanh chóng, mượt mà, và hiệu quả tối đa.
Mục Lục
1. BẠN CÓ NHẬN RA?
- Con ra ngoài chơi, để ba/mẹ làm việc nhé.
- Ôi mạng lại “chơi vơi” nữa rồi.
- Khi nào đến lượt mình được tiêm covid-19 vaccine đây…
Có lẽ, bạn đã kịp nhận ra 101 câu chuyện khiến bạn sao nhãng công việc, nhưng cảm thấy WFH thật thoải mái. Thực tế, trừ những ai đã có thói quen “tập trung làm việc”, (thì dĩ nhiên) những người còn lại đều gặp khó khăn để “tập trung” xử lý các nhiệm vụ được giao tại nhà. Có thể bạn có nhiều lý do để giải thích, nhưng phải thừa nhận, “tập trung” làm việc tại nhà vừa cần kỹ năng vừa phải được rèn luyện như một thói quen.
Viết thì dài dòng, nhưng với thời gian hữu hạn, cường độ tập trung chính là chìa khóa tạo nên kết quả/hiệu suất cao cho công việc. Cảm giác/ham muốn chuyển sự chú ý sang một nhiệm vụ dễ dàng, thú vị, đơn giản hơn gây ra nhiều trở ngại cho việc tập trung. Khi bạn cảm nhận được và quay lại với công việc, có lẽ thời gian đã trôi qua được một lúc và bạn phải loay hoay tìm cảm hứng để có thể tập trung làm việc.
2. ĐÚNG VẬY, PHẢI LÀM SAO ĐÂY?
Thì vượt qua nó thôi 🙂 Đừng lướt facebook, shopping, xem tin tức, lướt web… nữa. Ồ, mà làm sao để DON’T DO THAT, JUST DO IT?
Cuộc đấu tranh với những mong muốn diễn ra suốt cả ngày, và não bộ chúng ta đã bị gián đoạn cho những chu kỳ tập trung làm việc. Để vượt qua, thói quen làm việc rõ ràng mang tính quyết định. Khi chưa có thói quen thiết lập trạng thái tập trung không gián đoạn, bạn phải tự tìm ra phương pháp phù hợp với bạn, nhưng có thể tham khảo công cụ/phương pháp sau:
2.1 POMODORO RULE
Phương pháp này còn hay gọi là phương pháp quả cà chua (xuất phát từ tiếng Ý – Pomodoro là quả cà chua). Đây là một phương pháp để quản lý thời gian và thiết lập các chu kỳ/session tập trung làm việc. Bạn có thể tham khảo nội dung tiếng Việt tại đây.
Theo nguyên bản, mỗi phiên làm việc tập trung kéo dài 25 phút thì nghỉ 3-5 phút, và sau 4 phiên thì nghỉ dài hơn từ 10-15 phút. Mục tiêu là bạn thiết lập giai đoạn/phiên tập trung và nghỉ ngơi để quay lại tập trung.
Để áp dụng phương pháp này, bạn có thể kết hợp app Forest – Stay Focused cho iOS (link), android (link) để thiết lập khung thời gian tập trung trên điện thoại, hoặc add extension này trên Google Chrome (link) cho máy tính.
Mặc dù được giải thích khi hết phiên tập trung thì nên nghỉ ngắn để thúc đẩy động lực và duy trì sự tập trung/sáng tạo trong phiên tiếp theo, cá nhân mình cũng trải nghiệm sự điều chỉnh chứ không giữ nguyên con số 25 phút này.
- Ban đầu, mình vẫn theo phiên 25 phút và nghỉ ngắn mỗi phiên để có thói quen tập trung.
- Mỗi đợt nghỉ ngắn mình có thể đi lại vận động 1 chút.
- Sau dần, mình tăng level và duy trì mỗi phiên 50 phút, nghỉ 10-15 phút.
- Bạn có thể áp dụng và điều chỉnh theo trải nghiệm của bản thân.
2.2 THE EISENHOWER MATRIX
Ma trận Eisenhower là một mô hình gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp, Không/Ít khẩn cấp, Quan trọng, Không/Ít quan trọng. Chắc hẳn bạn đã biết đến phương pháp này và bạn có thể tham khảo việc áp dụng của mình qua hình sau:
Với việc sắp xếp các to-do-list theo 4 tiêu chí, bạn sẽ có 4 Nhóm Action Plan:
- Nhóm 1 – Do First: áp dụng cho task vừa quan trọng vừa khẩn cấp
- Nhóm 2 – Schedule: áp dụng cho task quan trọng nhưng không/ít khẩn cấp
- Nhóm 3 – Delegate: áp dụng cho task không quan trọng nhưng khẩn cấp (giao cho người khác làm)
- Nhóm 4 – Don’t Do: áp dụng cho task không quan trọng không khẩn cấp (tốt hơn là khỏi lập task này)
Và, có thể overview như sau:
Bạn có thể tham khảo Notion app (link) và template này (link) để áp dụng như hình trên .
2.3 TIẾNG ỒN TỰ NHIÊN
Một công cụ khác mình sử dụng khi làm việc mà cần “nghe nhạc”, đó là app Atmosphere. Thay vì nghe nhạc có giai điệu, tiết tấu (điều khiến não bộ bị cuốn theo), mình nghe những “tiếng ồn tự nhiên” (mình không biết có thuật ngữ chuyên ngành cho cái này không) như tiếng củi đốt, nước chảy, gió … App Atmosphere có rất nhiều loại “tiếng ốn tự nhiên” và có thể set up khoảng thời gian nghe bao lâu.
JUST TRY IT! Có thể nó phù hợp với bạn 🙂
TẠM KẾT, bạn cần có triết lý của riêng mình (đừng lý tưởng hóa) để thiết lập hiệu quả quá trình làm việc tập trung cho công việc. Thay vì hoài nghi, cứ áp dụng và có trải nghiệm cho riêng mình và tìm ra những điều phù hợp hoặc không phù hợp.
P/S: HY VỌNG CÒN CÓ THỂ TRANH THỦ VIẾT TIẾP PHẦN SAU